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Date : 30 mai 2012

Les achats et la place du droit : Interview d’une directrice des achats indirects

Comment un service achat indirect gère-t-il les problématiques de droit?

 

Bonjour, pouvez-vous présenter votre scope de compétences et comment s’organisent les intéractions entre votre service et le service juridique ?

Je suis Directrice Achats et Services Internes d’un grand groupe et en charge de la plupart des relectures contrats qui touchent mon Département Achats et Services Internes. Celui-ci est en charge de la plupart des achats indirects du groupe liés au bon fonctionnement de l’entreprise et également responsable de la bonne mise en œuvre liée aux Services Généraux.

En effet, nous avons un Département Juridique plus axé vers les enjeux stratégiques de la Direction Générale et les problématiques marketing de vente liées à nos clients et je les consulte uniquement sur les situations les plus complexes et également lorsque le risque est d’autant plus important ou difficilement quantifiable.

Comment gérez-vous les problèmatiques jurdiques liés notamment aux contrats ?

Ayant moi même des connaissances approfondies en droit légal pour le domaine des achats, je gère donc très souvent cette partie seule au niveau achats internes mais en collaboration avec les opérationnels sur leurs parties techniques respectives. Je mets en place, lorsque cela est possible, une trame de contrat ou négocie les termes du contrat avec nos prestataires lorsque nous devons signer leurs contrats types, spécifiquement sur le domaine global de l’IT ou du Leasing Financier.

Dans les cas où nous mettons en place la trame de contrat directement, voici la liste des clauses qui nous paraissent indispensables :

  • Les obligations du prestataire et du client
  • Le périmètre de livraison et les garanties pour les produits ou les missions et moyens mis en œuvre pour les prestations
  • Les Conditions Financières : les tarifs sont en euros et bloqués pendant toute la durée du contrat ou dans de rares cas, ils sont sujets à des indices précis si ce sont des achats de produits avec une forte fluctuation de la matière
  • Les Conditions de Paiement : le virement et le respect de la Loi L.M.E. pour les conditions de paiement, soit 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture. Nous privilégions pour notre Département Finance la gestion à 45 jours F.D.M
  • La Durée : elle est le plus souvent d’1 an sans tacite reconduction. Elle peut aller jusque 5 ans dans de rares cas lorsqu’il y a un investissement financier majeur et une location financière associée.
  • La Confidentialité, indispensable pour les entreprises intervenant sur nos sites directement
  • La Résiliation du Contrat
  • Le cas de Force Majeure
  • Les Responsabilités et les Assurances
  • La Loi Applicable : c’est le droit français et le tribunal compétent en cas de litige est toujours le Tribunal de Commerce de Paris sur les contrats que nous établissons
  • Les lois à spécifier selon les prestations.
Par exemple, au niveau de la prestation de Sécurité, elles sont nombreuses :- Les parties établiront en commun un plan de prévention des risques conforme aux exigences du décret N°92-158 du 20 Février 1992- La signature d’un procès-verbal de transmission des consignes générales du Client et de toutes les informations nécessaires en matière de sécurité du site et par la signature d’un procès verbal de prise en compte des moyens d’accès et matériels au site et du plan de prévention- L’obtention des agréments des agents de sécurité conformément à la loi N°83-629 du 12 Juillet 1983 et plus particulièrement ceux prévus à l’article 6 de ladite loi.
  • Les Documents Contractuels Attachés :

- Une première annexe avec les tarifs fixes définis

- Une deuxième annexe avec des SLA (critères de performance) avec des pénalités associées qui sont surtout présentes à titre dissuasif. Nous n’avons jamais eu, pour le moment, à les appliquer car nous travaillons avec des partenaires sérieux et sélectionnés.

De plus, nous favorisons les relations de partenariats et sommes relativement transparents, dans la mesure du possible et sans que cela nuise à la négociation, avec nos prestataires. Pour illustration, nous informons dés la consultation nos partenaires qu’il y aura des SLA et des pénalités associées. Les critères de performance sont définis selon les domaines : à titre d’exemple, sur les emballages, ce sera le délai de livraison et la qualité des produits qui seront priorisés. Pour la prestation de sécurité, ce seront les retards des agents et les non remplacements qui sont bien évidemment interdits.

Et sur des questions d’appel d’offre, y-a-t-il des modalités d’application particulières ?

Concernant les appels d’offres en amont à la contractualisation, nous envoyons le même jour la consultation à tous nos fournisseurs sélectionnés et les rencontrons le même jour afin de favoriser l’équité entre eux. Ils doivent, dans la plupart des cas, remplir une grille préparée par nos soins au préalable pour que nous puissions comparer les réponses des prestataires de façon juste et précise. En outre, nous sommes alertés sur les articles liés à notre consultation comme l’article L122.12 dans le cas d’une prestation de sécurité ou de nettoyage qui oblige la reprise de personnel à 80% en sécurité et à 100% dans le domaine du nettoyage.

Merci beaucoup de ce retour d’expérience Mme Isabelle D., Directrice des achats indirects

 

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