Droit des sociétés

retour

Maitre Bruno Tourret

Posté par

Date : 18 septembre 2012

Carte E-Business

Délai de conservation des documents civils et commerciaux de l’entreprise

Quels sont les délais de conservation, par le chef d’entreprise, des documents  civils et commerciaux conclus au cours de la vie de sa société ?

 

Tout au long de la vie de sa société, le chef d’entreprise est amené à ouvrir un certain nombre de registres légaux et à signer un certain nombre de documents au nom et pour le compte de sa société. Un problème se pose rapidement dans cette hypothèse : combien de temps et pourquoi archiver ces documents ?

 

Si les documents en question doivent être archivés en certain temps, c’est principalement pour :

-       Servir de justificatif vis-à-vis du partenaire commercial ou devant un tribunal en cas de contestation judiciaire de ce document ;

-       Etre consulté par l’administration en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal.

Se pose alors la question du délai de conservation de ces documents. Face à l’inflation des textes en la matière, le chef d’entreprise préfère souvent conserver des documents pendant un délai de 10 ans, voir 30 ans, qui sont les délais de conservation les plus connus en la matière.

Pourtant, en matière juridique et financière, les documents à conserver sur ces durées ne sont pas très nombreux. Pour synthétiser, il s’agit des contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers (à conserver 30 ans), des comptes annuels et des registres légaux (à conserver 10 ans).

En dehors de ces cas, les documents sont généralement à conserver pendant un délai inférieur à 10 ans, ce qui peut avoir son importance dans le cadre de la bonne gestion de ses archives.

C’est la raison pour laquelle, en cette période de rentrée, nous vous proposons un récapitulatif des délais de conservation des documents suivants, classé en deux catégories (social et commerciaux) avec un rappel des textes applicables.

1. La documentation sociale

La documentation se rapportant au droit du travail obéit à un régime particulier, séparé de la documentation juridique générale. Le délai de conservation oscille entre 1 et 5 ans en fonction de la documentation concernée.

C’est ainsi que les bulletins de paie doivent être conservés pendant un délai de 5 ans sur le fondement des articles L.3243-4 du code du travail et L.243-12 du code de la sécurité sociale.

Le registre du personnel doit être conservé 5 ans conformément à l’article R.1221-26 du code du travail.

Les documents concernant les salaires, les primes ou les indemnités, tout reçu pour solde de tout compte sont conservés 5 ans conformément à l’article L.3245-1 du code du travail.

L’ensemble des documents relatifs aux charges sociales doit être conservé pendant un délai de 3 ans  conformément à l’article L.244-3 du code de la sécurité sociale.

L’ensemble des documents relatifs à la comptabilisation des jours de travail accomplis par les salariés intéressés par des conventions de forfait doit être conservé pendant un délai de 3 ans conformément à l’article D.3171-16 du code du travail.

L’ensemble des documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés doit être conservée 1 an conformément à l’article D.3171-16 du code du travail.

Enfin, les documents relatifs aux vérifications et aux contrôles au titre de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail doit être conservé 5 ans conformément à l’article D.4711-3 du code du travail.

 2. Les documents civils et commerciaux 

Ces dispositions sont moins connues du grand public, mais il est important également de conserver précieusement tout contrat conclu au nom et pour le compte de sa société.

C’est ainsi que sur le fondement des articles 2227 et 2272 du code civil, la loi impose de détenir pendant 30 ans tout contrat d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers.

De la même manière, l’article L.110-4 du code de commerce impose de conserver pendant 5 ans :

-       Les contrats conclus entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants;

-       Les correspondances commerciales ;

-       Les documents bancaires (talons de chèques, relevés bancaires, etc.) ;

-       Les documents établis pour le transport des marchandises.

Enfin, conformément à l’article 11 de l’arrêté du 11 février 1971, on peut préciser que doivent être conservés pendant 2 ans à compter de la fin de leur utilisation les disques tachygraphes dans les transports routiers.

 

Voir également: Délais de conservation des documents juridiques et comptables de Maître Bruno Tourret

 

0 commentaire(s)

Laisser un commentaire