Droit des sociétés

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Maitre Bruno Tourret

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Date : 06 septembre 2012

Carte E-Business

Délai de conservation des documents juridiques et comptables de l’entreprise

Quels sont les délais de conservation, par le chef d’entreprise, des documents juridiques et comptables au cours de la vie de sa société ?

 

Tout au long de la vie de sa société, le chef d’entreprise est amené à ouvrir un certain nombre de registres légaux et à signer un certain nombre de documents au nom et pour le compte de sa société. Un problème se pose rapidement dans cette hypothèse : combien de temps archiver ces documents ?

 

Si les documents en question doivent être archivés en certain temps, c’est principalement pour :

-       Servir de justificatif vis-à-vis du partenaire commercial ou devant un tribunal en cas de contestation judiciaire de ce document ;

-       Etre consulté par l’administration en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal.

Se pose alors la question du délai de conservation de ces documents. Face à l’inflation des textes en la matière, le chef d’entreprise préfère souvent conserver des documents pendant un délai de 10 ans, voir 30 ans, qui sont les délais de conservation les plus connus en la matière.

Pourtant, en matière juridique et financière, les documents à conserver sur ces durées ne sont pas très nombreux. Pour synthétiser, il s’agit des contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers (à conserver 30 ans), des comptes annuels et des registres légaux (à conserver 10 ans).

En dehors de ces cas, les documents sont généralement à conserver pendant un délai inférieur à 10 ans, ce qui peut avoir son importance dans le cadre de la bonne gestion de ses archives.

C’est la raison pour laquelle, en cette période de rentrée, nous vous proposons un récapitulatif des délais de conservation des documents suivants, classé en deux catégories (juridique, comptable) avec un rappel des textes applicables.

1. Les documents juridique

Le délai de conservation des statuts constitutifs ou des statuts mis à jour d’une société commerciale, d’un groupement d’intérêt économique ou d’une association est de 5 ans, à compter de la perte de la personnalité morale. Ce délai est institué par l’article 2224 du code civil.

Une fois les statuts de la société signés, toute société commerciale a pour obligation d’ouvrir des registres dits « légaux ».

Les registres juridiques légaux sont les registres de titres nominatifs, les registres des mouvements de titres et les ordres de mouvement pour les sociétés par actions ; les registres des procès-verbaux d’assemblées générales et du mandataire social (conseil d’administration, président, gérant) pour tout type de sociétés.

Ces registres doivent être cotés et paraphés par le greffe du tribunal de commerce.

Le délai de conservation des registres légaux est de 5 ans, à compter de la fin de leur utilisation sur le fondement de l’article 2224 du code civil.

En cours de vie sociale, la documentation à établir consiste généralement en les feuilles de présence aux assemblées générales, les pouvoirs, les rapports (du gérant, du président ou du conseil d’administration), les rapports des commissaires aux comptes.

Le délai de conservation de ces documents est de 3 ans sur le fondement de l’article L.225-117 du code de commerce.

Conformément à l’article 2224 du code civil, le traité de fusion, les autres documents liés au fonctionnement d’une société et les actes se rapportant à une société absorbée doivent être conservés pendant une période de 5 ans.

2. Les documents comptables

Tous les ans, les comptes de la société doivent être établis par un comptable. Ces comptes comprennent le bilan, le compte de résultat, les annexes et les pièces justificatives ayant permis l’établissement de ces documents.

Les pièces justificatives s’entendent de l’ensemble des factures, bons de commande et de livraison, etc. par lesquelles les comptes annuels sont établis.

Le délai de conservation de ces documents est de 10 ans conformément à l’article L.123-22 alinéa 2 du code de commerce.

Sur le fondement de ce même article L.123-22 alinéa 2 du code de commerce, le délai de conservation des livres et des registres comptables (à savoir le livre journal, le grand livre, le livre d’inventaire, etc.) est également de 10 ans.

Le délai de conservation de la documentation comptable est donc simplifié en ce qu’il est régi par une législation unique et par un délai unique. C’est un point positif, notamment eu égard à la documentation juridique.

On peut cependant regretter ce délai de 10 ans déconnecté de la réalité économique alors même que les contrôles fiscaux et URSSAF sont enfermés dans un délai de 3 ans.

 

Voir également à paraître prochainement: Délais de conservation des documents civils et commerciaux de Maître Bruno Tourret

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